La videoconferencia es un proceso técnico que permite a diferentes personas comunicarse a distancia. Esta forma de comunicación en línea y en tiempo real se puede organizar de varias formas utilizando medios digitales como un navegador web, una computadora o una aplicación móvil dedicada. Esto permite organizar reuniones virtuales con varios participantes. Ideal para el trabajo en equipo, una solución de videoconferencia ofrece la posibilidad de intercambiar para todos los participantes, independientemente de la distancia entre ellos. Por esta razón, este método de comunicación y trabajo colaborativo se está volviendo cada vez más popular y es muy común que una empresa utilice software de videoconferencia con frecuencia.

Varias soluciones de videoconferencia se pueden utilizar para reunir a empleados y tomadores de decisiones para maximizar la eficiencia de las startups. Sin embargo, la selección cuidadosa del software es esencial para reuniones de calidad. Zoom es una de las soluciones esenciales para videoconferencias eficientes, ya que te permite beneficiarte de una excelente calidad de sonido y visual. También es una solución versátil, ya que puedes añadir módulos adicionales según tus necesidades específicas. Se pueden enviar correos electrónicos personalizados a los participantes individuales y puedes almacenar el vídeo de la reunión en un espacio en la nube para tener un registro del intercambio. LiveStorm es un software francés creado en 2016 por tres socios, ideal para startups que necesitan una herramienta capaz de realizar un seguimiento de su crecimiento. De hecho, este software te da la posibilidad de reunir a 100 participantes en reuniones en línea. Además, la API de LiveStorm permite a tus desarrolladores personalizar el software según las necesidades de la empresa. Tiene una interfaz agradable, es fácil de usar y cuenta con una seguridad que cumple con todos los estándares actuales: RGPD, ISO 27001 y el protocolo webRTC. Skype, tan popular como siempre, es una de las herramientas de videoconferencia más utilizadas en los negocios. Puedes unirte a una reunión en cuestión de segundos, simplemente iniciando sesión a través de un navegador web. No es necesario instalar el software en tu computadora. Además, este software tiene activos importantes que lo hacen indispensable, como la compartición simplificada de pantalla, la posibilidad de difuminar el fondo, pero también, y sobre todo, la capacidad de Skype para traducir y subtitular los intercambios en tiempo real. Por último, al ser multiplataforma, Skype es ideal para una colaboración sin barreras con tus socios, proveedores o clientes, independientemente de su dispositivo o ecosistema de TI.

Un pequeño negocio no cuenta con los recursos financieros o humanos de una empresa grande. Por esta razón, es esencial optimizar tanto el tiempo como los recursos. En este aspecto, las reuniones a distancia tienen algunas ventajas importantes. En primer lugar, pueden reducir considerablemente los costos. En lugar de gastar dinero innecesariamente, puedes enfocarte en lo que más importa: la eficiencia. Esto significa que tu empresa ya no tiene que reembolsar costosos viajes en tren o avión, noches de hotel ni catering. Además, ayudas a reducir la huella de carbono de tu empresa al limitar los viajes evitables. Además, también puedes ahorrar tiempo valioso. En lugar de tener que viajar al lugar de la reunión como en las reuniones presenciales, una videoconferencia permite que todos se unan a la reunión en segundos desde cualquier parte del mundo. Puedes colaborar con tus colegas, pero también intercambiar con socios en ubicaciones remotas o proveedores internacionales con facilidad. Esta facilidad de organización mejora la productividad del equipo. Es mucho más fácil encajar una videoconferencia en una agenda ocupada.

Para organizar con éxito una videoconferencia, se deben cumplir varias condiciones. En primer lugar, es necesario definir tus necesidades y seleccionar una herramienta de las mejores soluciones existentes de colaboración. No todos los software de videoconferencia son iguales. Por lo tanto, este punto es esencial si deseas beneficiarte, por ejemplo, de una calidad de audio y video que cumpla tus expectativas. En segundo lugar, debes cuidar la presentación del video. Por ejemplo, los diferentes oradores deben encontrarse en un lugar tranquilo y contar con equipo de audio y video adecuado. Además, deben mantener una distancia segura de la cámara para garantizar un resultado óptimo. Por último, si la llamada de video requiere compartir la pantalla con una presentación de producto o servicio, debes asegurarte de tener un software de presentación relevante, como PowerPoint o Google Slide.